Politique relative à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité

INTRODUCTION

Conformément à la législation en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la «Loi»), l’Association Granby pour la déficience intellectuelle et l’autisme (ci-après l’«AGDIA» ou «nous») a adopté une politique visant les renseignements personnels, les documents électroniques et la confidentialité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses opérations.

L’AGDIA prend la protection des renseignements personnels et des informations au sérieux et se fait un devoir de préserver la confidentialité des renseignements échangés avec ses utilisateurs, membres, clients et partenaires.

OBJET

L’AGDIA a établi une politique de confidentialité rigoureuse qui fait état de la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et transmettons les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre des opérations de l’AGDIA.

La présente politique vise ainsi à énoncer les méthodes et moyens mis en place par l’AGDIA pour respecter le cadre législatif applicable aux renseignements personnels et à la confidentialité des informations qu’elle obtient de la part de ses utilisateurs, membres, clients et partenaires.

Prenez note que l’emploi de la forme masculine dans la présente Politique englobe aussi le féminin et les autres identités de genre.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de l’exécution des services ou du mandat qui nous est confié ou lorsque vous naviguez sur notre site Web, remplissez un formulaire, magasinez à notre boutique ou envoyez un courriel à notre équipe, il se peut que nous recueillions des renseignements qui peuvent vous identifier personnellement.

Selon la Loi, est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Par exemple, votre nom, votre adresse personnelle et votre adresse courriel sont considérés comme des renseignements personnels.

Lorsque vous fournissez des renseignements personnels à propos de vous-mêmes ou d’une personne dont vous avez la charge, nous vous en informons préalablement et vous consentez par la suite à ce qu’ils puissent être utilisés aux fins mentionnées ci-dessous et à ce que l’AGDIA soit la détentrice autorisée de ces renseignements.

AUTRES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons aussi recueillir des renseignements qui ne peuvent pas vous identifier personnellement, notamment l’heure et la date de votre visite, l’adresse de protocole Internet (adresse IP) de votre ordinateur, le lien à partir duquel vous accédez à notre site Web, les pages que vous visitez, ainsi que le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez. Nous pouvons également utiliser des témoins (cookies), lesquels sont des éléments d’information que notre serveur stocke sur le disque dur de votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur. Vous pouvez activer les témoins en réglant adéquatement les paramètres de votre navigateur. En particulier, nous utilisons des témoins qui permettent:

de gérer l’authentification des utilisateurs;
de mesurer les statistiques de notre site Web et de définir l’auditoire et le public cible;
d’améliorer votre expérience de navigation;
d’enregistrer vos préférences.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Lorsque nous collectons des renseignements personnels, nous demandons votre consentement, et ce, par divers moyens, par exemple soit en remplissant un formulaire, soit en cliquant sur une autorisation de façon électronique, ou par tout autre moyen nous assurant que vous donniez un consentement éclairé à nous transmettre de tels renseignements.

Dans la présente politique, on entend par consentement, le consentement de la personne âgée de plus de 14 ans de même que celui du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur dans le cas des mineurs âgés de moins de 14 ans ou de tout majeur sous un régime de protection.

Nous comprenons que lorsque vous nous transmettez de tels renseignements, vous consentez à leur utilisation selon les termes de la présente Politique.

Nous recueillons des renseignements personnels lorsque vous devenez membre, vous vous inscrivez à une activité, un service, une formation ou un programme de l’AGDIA ou participez à différentes promotions que nous offrons. Toute action qui se rapporte à une inscription ou à un formulaire de contact, un formulaire d’autorisation pour médicaments ou un formulaire d’autorisation pour le transport nécessite la transmission volontaire de vos renseignements personnels. Lorsque ces renseignements sont obligatoires au traitement de votre demande, vous êtes avisé directement sur le formulaire à remplir.

Vous pouvez retirer votre consentement. À cet égard, nous vous référons à la section droit au retrait du consentement, ici-bas.

Liste d’envois électroniques (Infolettre)

Lorsque vous vous abonnez à notre liste d’envoi électronique (Infolettre) nous recueillons les renseignements suivants:

Votre nom, votre prénom et votre adresse courriel.

Ces renseignements sont alors stockés dans notre serveur informatique aux seules fins de pouvoir vous envoyer l’Infolettre. À tout moment, vous pouvez vous désabonner de cette Infolettre, de la manière qui y est indiquée. Votre nom et votre adresse courriel sont alors effacés de notre liste d’envoi et de notre serveur.

Formulaire d’inscription

Lorsque vous souhaitez devenir membre actif ou inscrire une personne dont vous êtes le parent et/ou le tuteur comme membre utilisateur, nous recueillons les renseignements suivants:

Votre nom, votre prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse personnelle, le nom de votre enfant ou de la personne dont vous avez la charge, son diagnostic, ses intervenants, ses plans d’intervention, l’école fréquentée, son numéro d’assurance sociale et la copie de certains de ses documents médicaux et autres renseignements nécessaires à nos activités et pour assurer la sécurité de votre enfant, le cas échéant.

Boutique en ligne

Lorsque vous faites un achat à la Boutique en ligne AGDIA, nous recueillons les renseignements suivants:

Votre nom, votre prénom, votre adresse personnelle, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Nous recueillons aussi votre numéro de carte de crédit, mais ce dernier est communiqué directement par l’entreprise de paiement direct qui agit à titre de partenaire, à savoir Stripe. Nous ne recueillons jamais ni ne stockons dans notre système informatique les informations concernant votre carte de crédit. Nous nous assurons que notre partenaire, Stripe, prend des mesures de sécurité adéquates dans la protection de vos données personnelles, incluant vos données financières. Dans le cadre de ses opérations, Stripe utilise des serveurs informatiques à l’extérieur du Québec et du Canada pour stocker de l’information électronique.

Compte-client

Lorsque vous vous créez un compte-client auprès de notre boutique en ligne, nous recueillons les renseignements suivants:

Votre nom, votre prénom, votre adresse courriel, votre identifiant et votre mot de passe.

Boutique à nos locaux

Lorsque vous faites un achat à la Boutique à nos locaux AGDIA, nous recueillons les renseignements suivants:

Nous recueillons votre numéro de carte de crédit, mais ce dernier est communiqué directement par l’entremise de paiement direct qui agit à titre de partenaire, à savoir Fusion Payments Solutions. Nous ne recueillons jamais ni ne stockons dans notre système informatique les informations concernant votre carte de crédit. Nous nous assurons que notre partenaire, Fusion Payments Solutions, prend des mesures de sécurité adéquates dans la protection de vos données personnelles, incluant vos données financières. Das le cadre de ses opérations, Fusion Payments Solutions utilise des serveurs informatiques à l’extérieur du Québec et du Canada pour stocker de l’information électronique.

Formulaire de don

Lorsque vous faites un don à l’AGDIA, nous recueillons les renseignements suivants:

Votre nom, votre prénom, votre adresse courriel, votre adresse, le nom de la personne à la mémoire ou en l’honneur de qui vous souhaitez effectuer votre don, le cas échéant, et comment vous avez connu l’AGDIA. Nous recueillons aussi votre numéro de carte de crédit, mais ce dernier est communiqué directement par l’entreprise de paiement direct qui agit à titre de partenaire, à savoir Zeffy. Nous ne recueillons jamais ni ne stockons dans notre système informatique les informations concernant votre carte de crédit. Nous nous assurons que notre partenaire, Zeffy, prend des mesures de sécurité adéquates dans la protection de vos données personnelles, incluant vos données financières. Das le cadre de ses opérations, Zeffy utilise des serveurs informatiques à l’extérieur du Québec et du Canada pour stocker de l’information électronique.

Site web AGDIA

L’utilisation de notre site web ne nécessite pas de s’y enregistrer ou d’utiliser un mot de passe pour y avoir accès.

Des renseignements personnels qui sont habituellement enregistrés par les serveurs Internet peuvent être collectés lors de votre navigation sur notre site Internet, tels que l’adresse de protocole Internet (adresse IP), la date et l’heure de l’accès, de même que le système d’exploitation et le navigateur utilisés par l’internaute. Les statistiques démographiques sur nos visiteurs (groupe d’âge, pays d’appartenance, langue de correspondance, etc.) et leurs habitudes de navigation (pages consultées, nombre de visites, durée de consultation, etc.) sont également considérées comme des renseignements personnels.

L’AGDIA recueille de tels renseignements, principalement par l’intermédiaire de témoins (cookies). Les témoins sont de petits fichiers de données qu’installe le navigateur sur le disque dur de l’ordinateur d’un internaute, lors de sa première visite sur un site Internet.

Les données concernant l’utilisateur sont collectées pour nous permettre de fournir nos produits et services ainsi que pour les fins suivantes : publicité, analyse de comportement et statistiques, contact avec un client, interaction avec les réseaux sociaux et plateformes externes, inscription et authentification, réponse aux commentaires, remarketing et ciblage selon les habitudes de visite.

Outil analytique

L’AGDIA utilise l’outil d’analyse d’audience Google Analytics pour obtenir des statistiques démographiques sur ses visiteurs et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Nous pouvons également nous servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de notre site web. De plus, Google Analytics nous permet d’établir le profil de nos utilisateurs actuels ou potentiels, de façon à améliorer notre offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, Google Analytics peut utiliser des témoins, mais sans vous identifier personnellement. Das le cadre de ses opérations, Google Analytics utilise des serveurs informatiques à l’extérieur du Québec et du Canada pour stocker de l’information électronique, notamment aux États-Unis.

Désactivation des témoins (cookies)

Tout utilisateur est en mesure d’activer ou désactiver l’utilisation des témoins par Google. Pour ce faire, rendez-vous à l’adresse suivante: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=fr.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la législation présentement en vigueur au Québec eu égard à la protection des renseignements personnels, et aux seules fins mentionnées dans cette Politique.

Tout renseignement personnel sensible, tels que des informations de nature médicale ou autrement intime, recueillie lors de l’inscription d’un nouveau membre, ne sera utilisé qu’à des fins de prévention, de sécurité et pour mieux servir les besoins de ses membres. Aucun de ce renseignement ne sera communiqué à des tiers à moins d’avoir obtenu votre consentement exprès à cet égard.

L’AGDIA utilise et divulgue vos renseignements personnels que lorsqu’elle a obtenu votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi. Ces renseignements personnels sont utilisés pour communiquer avec vous, vous fournir les services ou les renseignements que vous avez demandés ou vous transmettre des informations susceptibles de vous intéresser.

Aucune information n’est vendue, diffusée, échangée ou communiquée à des tiers à moins que la loi l’exige ou que vous donniez votre consentement, et sauf les cas mentionnés à la présente Politique.

Vos renseignements personnels sont ainsi uniquement utilisés pour:

Fournir et maintenir notre site Web, y compris surveiller son utilisation;
Assurer l’exécution d’un contrat de service en rendant les services demandés, en plus d’accomplir tout acte, service, document directement ou indirectement requis par le contrat de service ou par les services rendus;
Communiquer avec vous par courrier électronique, téléphone, message texte ou autres formes équivalentes de communication électronique ou sous forme de communications informatives liées aux fonctionnalités, produits ou services, y compris les mises à jour de logiciels ou de sécurité, lorsque cela est nécessaire ou raisonnable pour leur mise en œuvre;
Recueillir des statistiques et obtenir des renseignements sur les utilisateurs;
Effectuer des paiements et procéder à la facturation ensuite communiqués aux prestataires de services financiers, le cas échéant, car vos informations de paiement ne sont pas stockées dans nos bases de données ou nos propres serveurs, et ces informations sont enregistrées et recueillies par les prestataires de services financiers, le cas échéant;
Pour la Boutique AGDIA, effectuer des paiements et procéder à la facturation, ces renseignements étant ensuite communiqués à nos prestataires de services financiers, le cas échéant (voir ci-haut, la section Boutique en ligne);
Personnaliser automatiquement vos documents avec vos coordonnées ou renseignements personnels.

PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS

Tous les renseignements que nous recueillons, quels qu’ils soient, sont confidentiels et le resteront. Aucune information n’est transmise à une personne qui n’agit pas comme employé, mandataire, sous-traitant, entrepreneur, prestataire de services, pour ne nommer que ceux-là, pour le compte de l’AGDIA, sauf si la loi nous y oblige ou que nous obtenions votre consentement spécifique écrit.

Cependant, nous faisons appel à des tiers et déléguons des tâches à ces derniers afin qu’ils exécutent diverses fonctions pour notre compte, notamment la livraison de biens achetés auprès la Boutique en ligne AGDIA.

Nous utilisons diverses solutions informatiques, y compris pour rendre accessibles notre site Web et vous permettre d’y saisir de l’information dans le but de demander notamment de vous informer quant à la prestation d’un service, pour assurer le stockage numérique et infonuagique (cloud) de nos informations commerciales, configurer, administrer, entretenir et réparer nos serveurs et nos postes de travail, gérer nos relations avec notre clientèle, effectuer de la publicité en ligne, réaliser des transactions bancaires avec notre clientèle, dont des paiements et des remboursements, effectuer la tenue de nos livres comptables et préparer les états financiers de notre société, réaliser des audits ou des vérifications et tout autre service requis pour exercer nos activités commerciales.

Ce faisant, vos renseignements personnels sont stockés dans nos bases de données (y compris par stockage local), les bases de données d’entreprises affiliées ou les bases de données gérées par des tiers fournisseurs de services. Ces fournisseurs sont situés au Canada et peuvent aussi être situés à l’étranger, y compris aux États-Unis. Ces données seront automatiquement transférées vers ces bases de données, en conformité avec la législation applicable. En naviguant sur notre site Web, vous consentez à de tels transferts transfrontaliers de renseignements personnels aux États-Unis et dans d’autres territoires.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous transmettons au Canada et hors du Canada, via nos partenaires, soient adéquatement protégés. Nous veillons à ce que nos partenaires utilisent des mécanismes de protection de confidentialité et de sécurité au moins aussi performants et sécuritaires que ceux que nous utilisons.

DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements que nous partageons avec nos partenaires sont divulgués uniquement aux personnes qui doivent y avoir accès dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Nous demandons à nos partenaires de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et leur interdisons de les utiliser à d’autres fins que pour le partenariat spécifique avec l’AGDIA.

Nos employés ne peuvent utiliser les renseignements personnels auxquels ils ont accès que pour les fins pour lesquelles ces renseignements ont été obtenus (Infolettre, inscription, don, Boutique AGDIA et autres services de l’AGDIA) et uniquement dans l’exercice de leurs fonctions pour l’AGDIA.

DROIT DE L’UTILISATEUR, MEMBRE OU CLIENT

En tant qu’utilisateur, membre ou client, vous disposez d’un droit d’accès, de portabilité, de rectification ou d’effacement de vos renseignements personnels, ainsi que d’un droit de retrait du consentement à certains traitements desdits renseignements. Si certains de ces droits s’appliquent de manière générale, d’autres ne s’appliquent que dans certaines circonstances bien précises. Ces droits se décrivent comme suit:

a) Droit d’accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous traitons et d’obtenir des informations sur le traitement interne des renseignements personnels que nous réalisons. Dans le cas où vous demandez à connaître les renseignements personnels que nous traitons, nous vous fournirons gratuitement les informations suivantes: les objectifs du traitement, les catégories de renseignements personnels traitées, les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels, le ou les destinataires des renseignements personnels, la durée de conservation des renseignements personnels et des informations sur les transferts de données.

b) Droit à la portabilité des renseignements personnels

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante: info@agdia.org.

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour donner suite à votre demande, étant toutefois entendu que des difficultés pratiques sérieuses pourraient limiter notre capacité à y donner suite.

c) Droit de rectification

Vous avez le droit, si nécessaire, de faire modifier, supprimer ou restreindre vos renseignements personnels. Chaque demande faite à cet effet doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante: info@agdia.org.

Veuillez noter que nous pouvons rectifier, reconstruire ou supprimer des renseignements incomplets ou inexacts à tout moment, à notre propre discrétion. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans un délai raisonnable, la rectification de renseignements personnels inexacts. Vous avez le droit, en tenant compte des finalités du traitement, de compléter des renseignements personnels incomplets, notamment en nous fournissant une déclaration supplémentaire à cet égard.

d) Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment. Dans ce cas, s’il n’y a pas d’intérêt légitime prépondérant à poursuivre le traitement de vos renseignements personnels (par exemple pour respecter nos obligations juridiques, résoudre des litiges, mettre en œuvre nos accords, etc.) et que lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la finalité initialement poursuivie, nous supprimerons vos renseignements personnels.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante: info@agdia.org. En outre, vous avez le droit d’obtenir de notre part la suppression de vos renseignements et nous nous engageons à supprimer vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vos données d’utilisateur seront supprimées dans un délai raisonnable suivant la fermeture de votre compte. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait mettre fin à notre prestation de services ou de biens dans les cas où nous ne sommes plus en mesure d’accomplir adéquatement notre mandat. Enfin, vous reconnaissez que certains renseignements personnels fournis dans le cadre d’une prestation de services ou de biens doivent être conservés au dossier, en respect de la législation applicable.

e) Droit de refus

Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de communications commerciales et de ne pas utiliser vos renseignements personnels lorsque nous effectuons un profilage à des fins de marketing direct. Vous pouvez refuser de recevoir des bulletins d’information électroniques et d’autres communications commerciales en suivant les instructions de refus qui vous sont fournies dans ces courriels ou en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante: info@agdia.org.

Prenez note que les messages relatifs aux comptes transactionnels ne seront pas affectés, et ce, même si vous refusez nos communications commerciales.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est nécessaire pour fournir les services demandés par nos membres et d’autres parties, résoudre les litiges et mettre en œuvre nos accords, et ce, sous réserve de toute obligation juridique de conserver plus longuement ces informations. Les renseignements associés à votre compte sont généralement conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à la prestation de nos services ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que votre compte soit supprimé, selon la première éventualité. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire.

Lorsque vous êtes inscrit à titre de membre actif ou utilisateur, nous conservons votre dossier membre pendant une durée de cinq ans suivant la fermeture de votre dossier. Toutefois, en tant qu’organisme à but non lucratif, nous sommes dans l’obligation de conserver les registres et les pièces justificatives en lien avec toute somme déduite, retenue, perçue ou payée en vertu d’une loi fiscale pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante: info@agdia.org. Si vous ne supprimez pas votre compte, nous pouvons conserver et utiliser certains renseignements personnels pendant une période raisonnable, notamment pour poursuivre des intérêts commerciaux légitimes, résoudre des litiges, effectuer des audits ou nous conformer à des obligations juridiques. En outre, nous pouvons conserver les renseignements des comptes supprimés afin de nous conformer à la loi, empêcher la fraude, résoudre des litiges, régler des problèmes, aider aux enquêtes et prendre d’autres mesures autorisées par la loi. Les renseignements que nous conservons seront traités conformément à la présente Politique.

PROCÉDURE DE PLAINTE

Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique, vous pouvez la transmettre par écrit à l’adresse suivante: info@agdia.org en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous. Une telle plainte sera traitée conformément à la législation présentement en vigueur.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique en tout temps. Nous vous invitons donc à consulter fréquemment cette Politique.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Madame Diane Dumont, Directrice générale, est responsable de la protection des renseignements personnels chez l’AGDIA. Vous pouvez la joindre par courriel à l’adresse suivante: direction@agdia.org, par la poste au 17 rue Saint-Urbain à Granby (Québec) J2G 7S6, ou par téléphone au 450-372-0694.

Si vous avez des questions ou des commentaires, ou si vous souhaitez en savoir plus à propos de notre Politique, nous vous invitons à nous faire parvenir un courriel à l’adresse suivante info@agdia.org.

Dernière mise à jour: novembre 2023